• 契約書類不備での業務負担が発生している
• 長納期による契約書類不備のトラブルを無くしたい
• 契約後の接触不足を要因とした基本活動の室低下を防ぎたい

在庫車や中古車を除き、新車の長納期は当たり前になっています。

契約時から納車まで期間が長ければ長いほど発生しやすい問題としてよくお聞きするのが 「契約書類の不備」で、特に登録業務を行われている部署からお聞きします。

『ご購入車』『下取り車』『お支払い』それぞれで必要な書類が多数ありますが、どの販売店様でも起こりうるのが「記入漏れ」や「捺印漏れ」。

個人差はありますが、窓口となる担当営業の方も漏れないようにしていても、どうしても発生してしまうものです。

提出書類の出し直しによるお客様の「負担」、登録業務を再度行うといった社内の「負担」を防ぐための対策は打たれていますでしょうか？

書類に不備がありますと、連絡がとりづらい上になかなか伝えづらいのも実状ではないでしょうか。。。

お客様も書類で分からないことがあっても、時間が経つと聞きづらいと思う方もすくなくありません。

お客様、担当者ともに漏れなく書類を用意することができる方法をご紹介いたします。

• 契約書類の授受を納車までの接触機会として有効活用できる
• 書類不備による業務負担を軽減できる
• 契約から納車までに活用する書類の視える化で平準化を図れる

契約書類は「お客様」が迷わず準備できる事を前提。
その成果として業務負担の軽減。

多岐に渡る書類のため、ご提出に漏れが出ないように「チェックシート」を活用している販売店様も多いのではないでしょうか？ あくまで「提出されたか」をチェックするシートですが、それだけでは書類の記入漏れや間違いを防ぐことはできません。

店舗側が思いがちなこと・・・

①お客様へ丁寧にご説明した。不明点があれば連絡をいただける。

• 「説明」を正しく行っても、お客様が正しく「把握」できているとは限りません。
• 一度聞いた内容のため、確認連絡はしづらいものです。

②「提出」された書類は、登録業務に影響するような「漏れ」や「間違い」は無い。

• 誰しも完璧ではありませんし、内容は同じでも記入方法のズレや書き損じ、読めない、誤字脱字は必ずでてきます。
• 仮に書類に不備が見つかり再提出をお願いすると、手間感だけでなく人によっては嫌な気持ちを持つ方もおられます。

「店舗側」の視点でなく、「お客様」の視点で捉えますと、ご契約時の段階で書類について双方が正し把握することは基より、 共有する「術」があれば、提出し直しする必要は無くなり、社内での業務の負荷は無くなります。

単なる「一覧」ではなく「納車後も長くお付き合いするため」の支援ツール

『ご購入車』『下取り車』『お支払い』に必要となる書類を用途や記入方法などを添えて一覧に。

間違いやすい印鑑を捺印する位置なども表記し、お客様へ説明している内容を詳しく掲載。

「商談」の中でも一番時間がかかるのは「ご契約」の時です。お昼過ぎの来店されたお客様であれば、お帰りになられるのは夕方になりますので、

ご説明スピードが早くなってしまったり、ご説明が完了してもお客様も疲れてしまい、ご質問されないケースもあります。

それらの懸念点を補助する、成約時の”しおり”として活用することがポイントです。

冊子型になりますので、他のパンフレットなどと比べますと高コストになりますが、

契約時の漏れやミスによる業務負担や、スタッフの契約時の商談力に注ぐ時間を人的コストや時間コストを軽減するための対策として考えますと、決して高コストではない「現場支援ツール」です。

最近では、AIを活用した仕組みも出てきており、とても便利ではありますが、

この「しおり」は、記入が必要な重要な書類のため、やりとりはあくまで「対面」で行われますし、

納車までにお客様と接触するためにも重要書類ですので親切丁寧であって然るべきだと思います。

長納期化の今、納車後も長くお付き合いするためにも、先ずは納車までの接触（接客）をより丁寧に行うことが必要です。

ご契約時に書類以外にお話しする事や必要となる事を掲載するなど、ご要望に応じて制作いたしますので、先ずはお気軽にご相談ください。

■某輸入車販売店様

• 「しおり」を販売計画台数に基づき、3～6ヶ月分を作成。
• 同時にこれから商談という方向けにWebページにも掲載。

■某トヨタ販売店様

• 書き損じによる業務負担を問題視。もともと利用していたチェックシートと「しおり」をセットにして作成。
• さらにお客様の手元に残していただけるよう、デザイン性も改良。